Chyba każdy z nas pamięta co najmniej jedną konferencję, o której wolelibyśmy raczej zapomnieć. Niedogrzana sala, fatalny catering, kiepskie nagłośnienie czy wreszcie zwyczajnie nudne „przemowy” rodem z pierwszomajowych obchodów w trakcie panowania systemu słusznie minionego. To tylko kilka przykładów na to, jak łatwo można popsuć wydarzenie, które potencjalnie może w naszej firmie naprawić/poprawić praktycznie wszystko. Lista rzeczy do zrobienia, aby wydarzenie takowe okazało się sukcesem, jest niezwykle długa, ale warto pamiętać o kilku najważniejszych aspektach podczas organizacji tego rodzaju eventu. Jak najlepiej organizować konferencje biznesowe? Gdzie co i jak przedsięwziąć, by po wszystkim pozostać w pamięci uczestników i prelegentów w sposób pozytywny? Doradzamy w poniższym artykule.
Punkt pierwszy. Wytyczamy cel.
Najistotniejszy element całej „zabawy”, który determinuje wszystkie inne działania. Po co organizujemy konferencję biznesową? Jaki jest nasz biznesowy target i co chcemy uzyskać po zakończeniu tego wydarzenia? Najczęstszym celem takiej imprezy jest przyciągnięcie jak największej liczby potencjalnych nowych klientów. Może też być to okazja do zaprezentowania nowego produktu, który musi stać się naszym sprzedażowym hitem i jest to być albo nie być naszego podmiotu gospodarczego. Cel należy wyznaczyć bardzo skrupulatnie i precyzyjnie. Następne kroki będą ściśle powiązane z nadrzędną ideą eventu, a źle ustalona koncepcja może skończyć się niepotrzebnymi kosztami, albo co gorsza, niezrozumieniem sensu danego przedsięwzięcia.
Punkt drugi. Co, gdzie, jak i kiedy?
Przechodzimy do twardego planowania. Żarty się skończyły. Najpierw wyznaczamy datę imprezy. Należy tutaj pamiętać, że chociaż „fajnie” byłoby urządzić konferencję w ciepłych miesiącach, gdy dojazd nie jest utrapieniem, to jednak ciepłe miesiące lubią być miesiącami wakacyjnymi. Organizacja konferencji biznesowej w wakacje nie ma najmniejszego sensu (niby jest to rzecz oczywista, ale jednak wielu organizatorów martwi się pusta salą podczas najciekawszego na świecie eventu, ale zorganizowanego w sierpniu). Dopięty termin musi także współgrać z dostępnością miejsca imprezy. Być może na naszą konferencję przybędzie kilkadziesiąt, a może kilkaset osób? Czy w trakcie planujemy organizację koncertu? Występu kabaretowego? Czy może będzie to szereg dyskusji panelowych bez dodatkowych atrakcji? Od tych czynników zależeć będzie, czy będziemy walczyć o wynajem potężnej Sali dostosowanej do występów artystycznych, czy czegoś na kształt Sali bankietowej?
Punkt trzeci. Czy na pewno chcemy robić to sami?
O ile cel konferencji to kwestia pozostająca tylko i wyłącznie w gestii firmy-organizatora, o tyle całą resztą może zając się ktoś inny. W dzisiejszych czasach absolutną normą jest powierzanie obowiązku organizacji tego rodzaju przedsięwzięć podmiotom, które poświęcają temu całość swojego czasu i zasobów. Agencja eventowa zadba za nas o najlepszą możliwą salę, dostarczy odpowiednie kable, śrubki i druciki, a także najlepszy możliwy catering i konferansjera. Lista niuansów i detali imprez dla kilkudziesięciu czy kilkuset ludzi, podczas których chcemy coś sprzedać, zaprezentować lub przyciągnąć potencjalnych klientów, jest niemożebnie długa. Trzeba zatem zadać sobie pytanie czy nie lepiej powierzyć całość logistyki i planowania agencji, która zajmuje się tym od lat i sprawdziła już wszystkie możliwe scenariusze przebiegu takich eventów. Odpowiedź wydaje się być oczywista, jeśli chcemy zapewnić sobie udany wieczór z okazji świetnie i sprawnie zarządzanej i zorganizowanej konferencji biznesowej.